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Pourquoi les employeurs ont besoin d'aide pour protéger les renseignements personnels
Même les organisations les mieux intentionnées se heurtent à trois réalités :
- Un cadre légal qui évolue vite – Loi 25, Loi 64 avant elle, exigences de la CNESST (dossiers médicaux), Règlement canadien sur la protection des données biométriques, etc.
- Une multiplication des données – télétravail, outils SaaS, caméras, dossiers SST, évaluations 360°, audits fiscaux, etc.
- Des sanctions plus lourdes – amendes administratives jusqu'à 25 M $ ou 4 % du CA mondial, ordonnances, poursuites civiles.
Situations typiques où l'employeur lève la main
| Contexte | Risque principal | Besoins d'accompagnement |
|---|---|---|
| Recrutement (CV, vérifs d'antécédents, tests psychométriques) | Collecte excessive, absence de consentement | Clauses de consentement, conservation limitée |
| Dossiers RH (performance, mesures disciplinaires, SST) | Accès non autorisé, conservation trop longue | Matrice d'accès, politiques de purge, chiffrement |
| TI & télétravail (BYOD, Wi-Fi maison) | Données sur des appareils personnels | Politiques BYOD + logiciels MDM |
| Marketing (infolettres, campagnes ciblées) | Envoyer sans consentement valide | Registre des consentements, double opt-in |
| Partenaires / sous-traitants (paie, infonuagique) | Fuite par un tiers | Ententes de protection + audits fournisseurs |
| Incidents de sécurité (hameçonnage, rançongiciel) | Atteinte à la vie privée, déclaration tardive | Plan d'intervention, notification CAI < 72 h |
Se préparer efficacement
- Désigner officiellement un responsable de la protection des renseignements personnels avec mandat clair et courriel dédié.
- Tenir un inventaire détaillé des données : type, emplacement, finalité, responsable.
- Documenter les politiques de collecte, d'accès, de conservation et de destruction.
- Maintenir un registre des consentements pour employés, clients et partenaires.
- Déployer un plan d'intervention et un registre des incidents afin de pouvoir aviser la CAI sous 72 h.
- Réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet technologique ou de surveillance à risque.
- Conclure des ententes de confidentialité et des accords de traitement de données avec chaque fournisseur.
- Former chaque année, avec preuve de participation, le personnel RH, TI et les gestionnaires.
- Appliquer un calendrier de conservation et des mécanismes d'effacement automatique.
- Suivre les indicateurs clés dans un tableau de bord de conformité et pratiquer des audits internes réguliers.
À retenir
La protection des renseignements personnels n'est plus un « plus » ; c'est une obligation légale stratégique. En anticipant les attentes de la CAI et en instaurant une gouvernance robuste, les employeurs québécois réduisent leur exposition aux litiges, renforcent la confiance des employés et se dotent d'un avantage concurrentiel durable.
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